Früher war die Einführung neuer Software meist ein klar umrissenes Projekt: Lizenzen kaufen, installieren, loslegen. Heute ist die Lage komplexer. Eine moderne Softwareeinführung bewegt sich heutzutage vor allem zwischen zwei Aspekten: Flexibilität und Sicherheit.
Sie entscheidet darüber, wie flexibel Prozesse gestaltet werden können, wie sicher Unternehmensdaten bleiben und wie gut die Zusammenarbeit im Team funktioniert. Ob On-Premise, Cloud oder hybride Modelle, Unternehmen haben heute mehr Möglichkeiten als je zuvor. Doch genau diese Vielfalt macht die Entscheidung auch anspruchsvoller.
Was bedeutet es, heute Software einzuführen?
Software einzuführen bedeutet heute mehr, als ein Programm zu installieren und Mitarbeitende zu schulen. Es geht vielmehr darum, eine Lösung in die bereits bestehende, oftmals komplexe IT-Landschaft des Unternehmens zu integrieren. Dabei müssen Schnittstellen berücksichtigt, Datenmigrationen vorbereitet und klare Verantwortlichkeiten für Betrieb und Wartung definiert werden. Darüber hinaus ist die Frage entscheidend, ob ein Unternehmen die volle Kontrolle über Daten und Infrastruktur behalten oder ob es die Verantwortung an einen Anbieter auslagern möchte.
Gerade in regulierten Branchen wie der Finanzwirtschaft, dem Gesundheitswesen oder in der öffentlichen Verwaltung spielen Themen wie Datensicherheit, Nachvollziehbarkeit und Compliance eine zentrale Rolle. Aber auch mittelständische Unternehmen achten zunehmend darauf, wie und wo ihre sensiblen Daten verarbeitet werden.
On-Premise vs. Cloud
Die Entscheidung zwischen On-Premise und Cloud ist eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Softwareeinführung. Immer mehr Hersteller bieten ausschließlich Cloud-Lösungen an, sodass Kunden kaum noch die Möglichkeit haben, Software lokal zu betreiben. Für Unternehmen kann das problematisch werden, wenn sie ihre Daten nicht in die Rechenzentren internationaler IT-Konzerne auslagern möchten.
Bei On-Premise wird die Software im eigenen Unternehmen betrieben. Das bietet maximale Kontrolle über Daten und Systeme und erleichtert die Einhaltung interner Sicherheitsrichtlinien. Gleichzeitig bedeutet es aber auch, dass die Verantwortung für Betrieb, Updates, Wartung und Ausfallsicherheit bei der eigenen IT-Abteilung liegt.
Mit der Entscheidung für die Cloud geht ein Stück Verantwortung an den Anbieter über. Cloud-Lösungen sind leicht skalierbar, ermöglichen einen schnellen Start ohne große Investitionen in Hardware und reduzieren den technischen Aufwand. Allerdings entstehen dabei Abhängigkeiten: Wo liegen die Daten? Welche Sicherheitsstandards gelten? Und wie zuverlässig ist der Anbieter im Hinblick auf Verfügbarkeit und Support?
Besonders interessant sind Modelle, die beide Optionen offenlassen. Unternehmen können dann selbst entscheiden, ob sie Software On-Premise oder in der Cloud nutzen – und im besten Fall sogar flexibel zwischen beiden wechseln.
Software kaufen oder mieten?
Neben der Betriebsform ist auch das Finanzierungsmodell von entscheidender Bedeutung. Traditionell wurde Software gekauft. Die Unternehmen investierten in Lizenzen und schlossen anschließend einen Wartungsvertrag ab, um Updates und Support zu erhalten. Der Vorteil dabei ist die Investitionssicherheit, denn die Software bzw. das Nutzungsrecht gehört dem Unternehmen. Das ist nicht nur langfristig günstiger, sondern beinhaltet auch, dass die Software ohne Wartungsvertrag genutzt werden kann. Ein Datenzugriff ist auch nach einer Kündigung des Wartungsvertrages weiterhin möglich. Nachteilig können dabei die hohen Einstiegskosten und die geringe Flexibilität sein, sollten sich die Anforderungen an die Software kurzfristig ändern. Hinzu kommt, dass die Investition als Anlagevermögen gebucht und über mehrere Jahre abgeschrieben werden muss, was die finanzielle Flexibilität zusätzlich einschränken kann.
Mit dem Aufkommen von Software-as-a-Service (SaaS) haben sich Mietmodelle etabliert. Hier zahlen Unternehmen monatliche oder jährliche Gebühren und nutzen die Software wie einen Service. Ein Vorteil dabei: Mietgebühren gelten sofort als laufende Unternehmenskosten und müssen nicht abgeschrieben werden. Zudem lassen sich Mietmodelle besser an schwankende Nutzerzahlen oder sich verändernde Anforderungen anpassen. Auf der anderen Seite entstehen jedoch dauerhafte Kosten und die Software verbleibt im Eigentum des Anbieters. Wird der Mietvertrag beendet, endet auch die Nutzungsmöglichkeit. Ein Zugriff auf die Software und oft auch auf die darin gespeicherten Daten ist dann nicht mehr gegeben, sofern keine Vorkehrungen zur Datensicherung getroffen wurden.
Viele Unternehmen entscheiden sich heute für einen Mix aus beiden Modellen. Kauf bei strategischen Kernsystemen, die langfristig eingesetzt werden sollen, und Miete bei Tools, die flexibel oder projektbezogen genutzt werden.
SaaS und Datenhoheit: Worauf Unternehmen achten sollten
Software-as-a-Service (SaaS) bietet eine schnelle Verfügbarkeit, automatische Updates, flexible Skalierung und einen geringeren Aufwand für die eigene IT. Dennoch sollten Unternehmen genau hinschauen, bevor sie sich für einen Anbieter entscheiden.
Die entscheidende Frage lautet: Wo liegen die Daten? Werden sie in europäischen Rechenzentren oder auf Servern außerhalb der EU gespeichert? Werden die Anforderungen der DSGVO erfüllt? Und wie transparent ist der Anbieter, wenn es um Sicherheitsstandards, Zertifizierungen und die Verfügbarkeit von Daten geht?
Die Antworten haben großen Einfluss darauf, wie sicher und verlässlich eine SaaS-Lösung im Unternehmensalltag ist.
microTOOL: Software „Made in Germany“
In Zeiten zunehmender Cyberkriminalität und KI-gestützter Tools, die mit großen Datenmengen arbeiten, denken viele Unternehmen um: Sicherheit rückt wieder vor Flexibilität.
Mit microTOOL haben Sie die Wahl. Unsere Softwarelösungen lassen sich sowohl On-Premise in der eigenen Infrastruktur als auch in einer Cloud-Umgebung betreiben. Bei den Lizenzmodellen können Sie sich für den Kauf entscheiden und die Software über einen Wartungsvertrag langfristig absichern. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, Lizenzen flexibel zu mieten oder über unseren Partner SVA ein SaaS-Modell zu nutzen.
Als deutscher Softwarehersteller mit über 40 Jahren Erfahrung entwickeln wir unsere Produkte in Berlin. Unser Support steht Unternehmen in deutscher und englischer Sprache zur Seite – von der Einführung über den täglichen Betrieb bis zur langfristigen Weiterentwicklung.